Dans cet exemple, l’entreprise a besoin d’améliorer la déclaration et l’analyse des dépenses de fonctionnement en générant des rapports mensuels plus complets qui comparent les dépenses réelles de l’année en cours au plan et aux dépenses de l’année précédente. Ces rapports serviront à analyser les résultats, à identifier plus facilement les organisations et les groupes de dépenses qui contribuent aux écarts les plus importants, et à communiquer avec les organisations pour obtenir une explication et une compréhension de ceux-ci.
Pour faciliter l’analyse, les rapports doivent permettre d’explorer les niveaux de détail inférieurs. Les détails disponibles via les fichiers d’extraction sont les suivants :
Il existe deux fichiers de structure hiérarchique, l’un pour l’Organisation et l’autre pour le Compte.
Pour la structure Organisation, la hiérarchie enfant/parent est Code de département > Département (Code - Nom) > Fonction > Organisation.
Pour la structure du compte, il s’agit du Code de compte > Compte (code - nom) > Catégorie de dépenses > Groupe de dépenses.
Les chiffres réelles sont enregistrées dans le grand livre (GL) de l'entreprise via les écritures de journal et les écritures du sous-système des comptes fournisseurs, et les extraits associés identifient pour chaque montant le Code de département, le Code de compte, la date comptable, et soit la description d’écriture de journal ou le nom du fournisseur.
Le GL enregistre également les montants du système des dépenses des employés (c.-à-d. voyages, repas, divertissements), mais pas au niveau de l’employé. L’entreprise souhaite inclure les dépenses réelles au niveau des employés dans les rapports. Par conséquent, des données plus détaillées du système de dépenses des employés sont requises via un extrait. Chaque enregistrement dans les extraits identifie le Code de département, le Code de compte, la date comptable et le nom de l’employé.
La planification est effectuée au niveau du compte, et au niveau de la fonction plutôt qu’au niveau du département. Un extrait du système de planification est disponible, mais le format diffère considérablement des extraits GL. Chaque enregistrement identifie la Fonction, le Compte (code - nom) et 12 montants, un pour chaque mois du 01Jan au 12Déc.
Fichiers d’extrait téléchargeables
Vous pouvez télécharger (Download) tout ou certains de ces fichiers.
Chaque fichier se concerne aux explications et images partielles qui suivent.
Fichier de Rapports téléchargeable
Explications et images partielles suivent les explications/images partielles des fichiers d'extrait
Pour cet exemple, la structure organisationnelle est pilotée par les codes de département. Chaque code est associé à un Département (code et nom).
Un ou plusieurs départements sont mappés et résumés à une Fonction, et une ou plusieurs fonctions sont mappés et résumés à une Organisation.
La structure du compte est déterminée par les codes de compte. Chaque code est associé à un compte (code et nom).
Un ou plusieurs comptes sont mappés et résumés à une Catégorie de dépenses, et une ou plusieurs catégories de dépenses sont mappés et résumés à un Groupe de dépenses.
Pour cet exemple, il existe deux extraits du Grand Livre, un pour l'activité de l'année en cours (2023) et un pour l'activité de l'année dernière (2022).
L'extrait de l'année en cours contient des données seulement jusqu'à la dernière fin-du-mois comptable (dans cet exemple, jusqu'en juin 2023). Cet extrait devra être recréé dans le cadre de chaque cycle de fin-du-mois, afin de récupérer les données du dernier mois.
L'extrait de l'année dernière contient des données pour tous les mois de 2022 et n'a pas besoin d’être recréé chaque mois.
Les extraits ont seulement des codes de département et de compte. Il n'y a aucune autre informations sur la structure de l'organisation et du compte. Ils y ont un champ ‘Écriture de journal/Fournisseur’ qui est utilisé dans les rapports.
Pour cet exemple, l'entreprise souhaite inclure la déclaration et l'analyse des frais de voyages, repas et divertissements engagés par chaque employé. Cette information est collectée dans le système de Dépenses des employés. Ce système, à la fin du mois, soumet une écriture de journal au Grand Livre, mais seulement au niveau du département et du compte, et non au niveau de l'employé.
Ces extraits fournissent les informations au niveau de l'employé requises pour le rapportage. Étant donné que les données du Grand Livre incluent déjà les montants des dépenses, il est nécessaire de s'assurer que lors de l'inclusion des détails au niveau de l'employé, les montants ne sont pas dupliqués, de sorte que le processus de transformation doit ‘inverser’ les montants du Grand Livre.
Comme pour les extraits du Grand Livre, l'extrait de l'année en cours doit être généré à chaque fin-du-mois, tandis que l'extrait de l'année dernière contient déjà toutes les données mensuelles de 2022.
Cet extrait provient du système de Planification et contient l'information sur le plan pour chaque mois de l'année en cours. Un seul extrait est requis, une fois le processus de planification de l'année est terminé.
Dans ce scénario, la planification n'est pas effectuée au niveau du département, mais plutôt à un niveau supérieur, au niveau de la Fonction. L'extrait contient donc des données pour chaque combinaison de fonction et de compte qui ont des montants de plan pour un ou plusieurs mois.
Le processus de transformation doit tenir compte du fait que chaque enregistrement comporte douze colonnes (mois) de montants.
Le fichier de Rapports contient sept exemples de rapports basés sur des tableaux croisés dynamiques MS Excel. Chaque rapport peut être filtré et exploré selon diverses dimensions et attributs.
Tout rapport peut être révisé à l'aide des fonctionnalités normales du tableau croisé dynamique Excel.
De nouveaux rapports peuvent être ajoutés relativement rapidement, en copiant un rapport ou un onglet existant, puis en renommant et en révisant la copie.
Notez la série de ‘segments’ en haut de chaque rapport. Ceux-ci sont utilisés pour filtrer sur une ou plusieurs valeurs pour la dimension/attribut identifié par chaque en-tête de segment. Le filtre s'applique ensuite non seulement au rapport situé sous les Segments, mais également à tous ou à la plupart des rapports contenus dans cet exemple de fichier de rapports particulier.
Quel rapport(s) un Segment est connecté, et filtre, est contrôlé par l'administrateur du fichier de rapports. Cette flexibilité peut être très utile, comme expliqué pour le rapport ‘Voyages, repas, divertissements’ ci-dessous.
Pour ces exemples de rapports, le segment ‘Mois’ est filtrée de 01Jan a 06Juin. Cela amène le Segment ‘Trimestre’ à afficher que les informations du trimestre 1 et du trimestre 2 sont rapportées, même si ce Segment n'a pas été filtré.
Chaque image de rapport et explication ci-dessous identifie le rapport dans le fichier de rapports, par le nom de la feuille dans l'onglet.
Ce rapport fournit des résultats pour la période du 01Jan au 06Juin (‘Année à date juin’, comme indiqué dans la légende ‘Période’), par organisation, initialement approfondis seulement au niveau de la Fonction.
Plusieurs autres dimensions/attributs sont inclus.
Le rapport peut être filtré sur n'importe quelle combinaison de valeurs identifiées dans les segments, par exemple sur un Groupe de dépenses particulier, une ou plusieurs Catégories de dépenses, etc.
Dans cette image partielle du rapport ‘par Organisation’, l'utilisateur a approfondi la fonction ‘Ventes - Région 3’ (en cliquant sur le signe + à gauche) au niveau Groupe de dépenses, puis a approfondi le groupe de dépenses ‘Voyages, repas, divertissements’ a la Catégorie de dépenses, puis a approfondi ‘Repas et divertissements’ au Compte, a approfondi ‘13500 - Repas des employés’ au Mois, a approfondi ‘06Jun’ au Département, et enfin a approfondi ‘S301 – Ventes Région 3 Dépt 1’ au niveau de l'attribut Écriture de Journal / Fournisseur.
Notez les champs surlignés en jaune et les montants en jaune. La ligne avec une valeur ‘Système dép d'emp’ pour l'attribut Écriture de journal / Fournisseur qui a un montant de 1 735 provient de l’extrait du Grand Livre. La ligne avec la valeur ‘Système dép d'emp contrebalancer' qui a on montant de (1 735) a été généré par le processus de transformation des données dans le cadre de l'intégration des montants au niveau de l'employé à partir de l'extrait du système de Dépenses des employés, de sorte que le total de ces montants ne ce double pas. Les montants au niveau de l'employé provenant du système de Dépenses des employés sont inclus dans le rapport et ceux-ci totalisent 1 735.
Notez que, puisque la planification s'effectue au niveau de la Fonction plutôt qu'au niveau du Département, il n'y a aucun montant de Plan dans le rapport pour le niveau du Département, et la colonne M/(P) Plan affiche le signe opposé des montants réels.
La même chose se produit pour le niveau Écriture au journal/Fournisseur.
Ce rapport fournit des résultats pour la période ‘Année à date juin’, par Groupe de dépenses, initialement approfondis uniquement au niveau de la Catégorie de dépenses.
Semblable au rapport par Organisation, plusieurs autres dimensions/attributs sont inclus.
Notez que si l'utilisateur a utilisé les segments pour filtrer différentes valeurs lors de l'affichage du rapport par Organisation, ces mêmes filtres s'appliquent automatiquement au rapport par Groupe de dépenses.
Ce rapport est semblable au rapport ‘par Organisation’, mais trie chaque dimension/attribut par ordre croissant des montants Chiffres réels année en cours Mieux/(Pire) par rapport au Plan, c-à-d l'écart par rapport au plan.
Dans cette image partielle, ‘Commercialisation’ est la première organisation mentionnée dans le rapport, car le montant dans la colonne Réels année en cours M/(P) Plan est le plus bas de toutes les organisations, c-à-d le pire écart par rapport au plan, à (1 010 587). Vien ensuite l'organisation ‘Entreprise’ à (534 683).
Au sein de l'organisation ‘Commercialisation’, la Fonction ‘Commercialisation - Vente au détail’ apparaît en premier car elle présente le plus pire écart par rapport au Plan. La fonction ‘Commercialisation - Vente en gros’ est suivante et a un Chiffre réel année en cours meilleur que le Plan.
Cette approche s'applique à toutes les autres dimensions/attributs, à l'exception de la dimension Mois, comme indiqué dans l'exploration de l'organisation ‘Ingénierie’.
Notez que si l'utilisateur filtre le rapport, par exemple pour un Groupe de dépenses particulier, le rapport est automatiquement trié par montant d'écarts par rapport au Plan pour ce groupe de dépenses.
Ce rapport est semblable au rapport ‘par M(P) Plan - Organisation’, sauf que les dimensions primaires sont Groupe de dépenses et Catégorie de dépenses.
Dans cette image partielle, ‘Divers’ est le premier groupe de dépenses mentionnée dans le rapport, car le montant dans la colonne Réels année en cours M/(P) Plan est le plus bas de tous les groupes, c-à-d le pire écart par rapport au plan, à (383 773). Vien ensuite le groupe ‘Matériel, fournitures, entretien’ à (109 423).
Ce rapport diffère du rapport ‘Par plan B(W) - Groupe de dépenses’ principalement de deux manières :
- Certains segments sont déconnectés de tous les autres rapports;
- Le tri utilise une colonne/métrique différente.
Dans ce rapport, les segments ‘Groupe de dépenses’, ‘Catégorie de dépenses’ et ‘Compte’ en haut filtrent seulement pour ce rapport. Le filtrage sur les autres segments continue d'affecter tous les rapports. À l'inverse, si les segments ‘Groupe de dépenses’, ‘Catégorie de dépenses’ et ‘Compte’ dans un autre rapport sont filtrées, cela n'affectera PAS ce rapport.
Cette fonctionnalité de connexion/déconnexion du Segment offre à l'administrateur du fichier de rapports un haut degré de flexibilité lors de l'inclusion de plusieurs types de rapports dans le même fichier.
Pour ce rapport, toutes les dimensions/attributs sont triés par ordre décroissantdu montant de ‘Chiffres réels année en cours’, au lieu de l'ordre croissant du montant du M/(P) Plan, afin de pouvoir voir où les dépenses les plus élevées ont eu lieu.
Ceci est un exemple d'analyse approfondie du rapport ‘Voyages, repas, divertissements’ pour ‘Ventes – Région 3’. Toutes les dimensions/attributs, à l'exception de la dimension ‘Mois’, sont triés par ordre décroissant de ‘Chiffres réels année en cours’. Au niveau ‘Écriture de journal / Fournisseur’, notez que les dépenses les plus élevées concernent l'entrée ‘Système dép d'emp’ pour 728, les dépenses les plus faibles étant le montant ‘Système dép d'emp contrebalancer’ de (728) généré par le processus de transformation de l'extrait du Système de dépenses des employés.
Ce rapport utilise l'attribut ‘Écriture de journal / Fournisseur’ pour aider à analyser les montants réels achetés auprès des fournisseurs, et quelles organisations ont dépensé le plus auprès de chaque fournisseur.
Étant donné que l'attribut ‘Écriture de journal / Fournisseur’ identifie les écritures de journal, les fournisseurs et les employés, il est nécessaire de filtrer ce champ uniquement sur les fournisseurs. Notez qu'il n'y a pas de Segment pour cela, donc le filtrage dans ce cas est effectué dans le champ En-tête et utilise un filtre dynamique pour garantir que tous les nouveaux fournisseurs des périodes futures sont inclus.
Le rapport est trié par ordre décroissant des montants ‘Chiffres réels année en cours’ pour cet attribut ainsi que pour toutes les autres dimensions/attributs, à l'exception du ‘Mois’.
Puisqu'il n'y a aucune information sur le plan au niveau ‘Écriture de journal / Fournisseur’, toutes les colonnes de montant faisant référence au plan sont exclues. Il n'y a qu'une comparaison avec les montants de l'année dernière.
Il s'agit d'un exemple d'analyse approfondie du rapport, uniquement au niveau de la fonction plutôt que jusqu'au niveau du département.
Comme indiqué, les ‘Chiffres réels année en cours’ sont triés par ordre décroissant pour les niveaux d'Organisation et de Fonction.
Ce rapport est une tendance mensuelle des montants de la mesure de variance ‘Réels année en cours M/(P) Plan’ à travers la page. La colonne ‘Grand Total’ dans ce cas indique le montant pour Année à date juin.
Notez que cette version du rapport n'est pas triée par ordre croissant de variance.
Comme pour tout autre rapport, il peut être approfondi jusqu'au niveau ‘Écriture de journal / Fournisseur’. Cependant, comme il n'y a aucune information planifiée au niveau ‘Département’ et ‘Écriture de journal / Fournisseur’, les montants à ces niveaux sont du signe opposé des Chiffres réels, c-à-d le montant réel de l'année en cours M/(P) que 0.
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